Karşılama Menüleri Yönetimi
Karşılama Menüleri; gelen çağrıları belirlediğiniz senaryoya göre ilgili departmana, dahiliye veya çağrı kuyruğuna yönlendiren sesli menülerin listelendiği ve yönetildiği ekrandır. Bu ekran üzerinden mevcut IVR menülerini görüntüleyebilir, yeni menüler oluşturabilir, düzenleyebilir, silebilir ve dışa aktarabilirsiniz.
IVR Nedir?
IVR (Interactive Voice Response), arayan kişileri sesli yönlendirme ve tuşlama seçenekleri aracılığıyla doğru hedefe yönlendiren sesli yanıt sistemidir. Örneğin; arayan kişiye Satış için 1'e, Teknik Destek için 2'ye basın şeklinde bir karşılama mesajı dinletilir ve kullanıcının yaptığı tuş seçimine göre çağrı ilgili departmana, dahiliye veya çağrı kuyruğuna yönlendirilir. IVR sistemi sayesinde çağrılar doğru kişilere daha hızlı ulaşır, bekleme süreleri azalır ve çağrı yönetimi daha verimli hâle gelir.
- Karşılama Menüleri ekranına ulaşmak için sol menüden Santral Ayarları > Gelişmiş Kurulum > Karşılama Menüleri adımlarını izleyiniz.
- Bu ekranda sistemde tanımlı tüm IVR menüleri liste hâlinde görüntülenir. IVR listesinde her bir karşılama menüsüne ait Menü Adı, Ses Kaydı, Zaman Aşımı, Dahili Tuşlama gibi temel bilgiler yer alır.
- IVR listesinde görüntülenen sütunları ihtiyaçlarınıza göre özelleştirebilirsiniz. Bunun için Kolon Yöneticisi bölümüne tıklayarak görüntülemek istediğiniz sütunları aktif veya pasif duruma getirebilirsiniz.
Karşılama Menüsü Ekleme
Karşılama Menüsü Ekleme; arayan kişileri tuşlama seçenekleriyle belirlediğiniz departman, dahili, çağrı kuyruğu veya diğer hedeflere yönlendirecek yeni bir IVR menüsü oluşturabileceğiniz ekrandır.
- Yeni bir IVR menüsü oluşturmak için sol menüden Santral Ayarları > Gelişmiş Kurulum > Karşılama Menüleri adımlarını izleyiniz.
- Karşılama Menüleri ekranında bulunan Ekle butonuna tıklayarak yeni IVR menüsü oluşturma sayfasını açabilirsiniz.
Menü Bilgileri
Menü Bilgileri bölümünde IVR menüsüne ait temel bilgileri tanımlayabilirsiniz.
Bu bölümde aşağıdaki ayarlar yapılabilir:
- Menü Adı
- Tuşlama Bekleme Süresi
Karşılama Mesajı
Karşılama Mesajı bölümünden arayan kişiye dinletilecek sesli karşılama anonsunu belirleyebilirsiniz. Seçilen anons, çağrı IVR menüsüne ulaştığında otomatik olarak dinletilir.
Tuşlama Seçenekleri
Tuşlama Seçenekleri bölümünden arayan kişinin yapacağı tuş seçimlerine göre uygulanacak yönlendirme senaryolarını oluşturabilirsiniz.
Bu bölümde aşağıdaki ayarlar yapılandırılabilir:
- Tuş
- Yönlendirme Tipi (Anons, Kuyruk, Dahili vb.)
- Yönlendirme Hedefi
- Dil
Bu ayarlar sayesinde her tuş için farklı bir yönlendirme senaryosu oluşturabilirsiniz.
Not: IVR menüsünün kullanılabilmesi için en az bir tuşlanacak numaraya yönlendirme hedefi tanımlanmalıdır. Bir IVR menüsüne en fazla 245 tuş eklenebilir.
Not: Dahili Tuşlamaya İzin Ver seçeneği etkinleştirildiğinde, arayan kişiler karşılama anonsu devam ederken doğrudan dahili numara tuşlayarak ilgili kullanıcıya ulaşabilir.
- Gerekli tüm ayarları tamamladıktan sonra Kaydet butonuna tıklayarak işleminizi tamamlayabilirsiniz.
Karşılama Menüsü Düzenleme
Karşılama Menüsü Düzenleme, sistemde tanımlı mevcut IVR menülerini güncelleyebileceğiniz ekrandır. Bu ekran üzerinden karşılama menüsüne ait bilgileri düzenleyebilir, yönlendirme hedeflerini değiştirebilir ve ses dosyalarını güncelleyebilirsiniz.
- Mevcut bir IVR menüsünü düzenlemek için sol menüden Santral Ayarları > Gelişmiş Kurulum > Karşılama Menüleri adımlarını izleyiniz.
- Karşılama Menüleri listesinde düzenlemek istediğiniz menüyü bulunuz. İlgili satırın en sağında bulunan üç nokta simgesine tıklayınız ve açılan menüden Düzenle seçeneğini seçiniz.
Açılan düzenleme ekranında IVR menüsüne ait mevcut yapılandırmayı görüntüleyebilir ve ihtiyaçlarınıza göre güncelleyebilirsiniz. Bu ekranda aşağıdaki işlemleri gerçekleştirebilirsiniz:
- Menü bilgilerini güncelleyebilirsiniz.
- Mevcut IVR akışını görüntüleyebilirsiniz.
- Tuşlama seçeneklerini ve yönlendirme hedeflerini değiştirebilirsiniz.
- Karşılama anonsu ve diğer ses dosyalarını güncelleyebilirsiniz.
Gerekli düzenlemeleri tamamladıktan sonra Kaydet butonuna tıklayarak yaptığınız değişiklikleri kaydedebilirsiniz.
IVR Silme
Bir IVR menüsünü sistemden kaldırmak için ilgili satırın en sağında bulunan üç nokta simgesine tıklayınız ve açılan menüden Sil seçeneğini seçerek IVR’ı silebilirsiniz.
IVR Listesini Dışa Aktarma
IVR listenizi ekranın üst kısmında bulunan İndir simgesine tıklayarak Excel, CSV, PDF, XML veya JSON formatlarında dışa aktarabilirsiniz.